Tesis Contabilidad Ejemplo

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CARRERA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD XVIII CESPROFE DOCUMENTACION FUENTE INCOMPLETA GENERA ERRORES EN EL REGISTRO CONTABLE DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ADQUIRIDOS EN LA DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - CUSCO Trabajo presentado por la BCHR. SONIA SURCO CONDORI para optar el Título de Contador Público. ASESOR : MGT. CPCC NERY PORCEL GUZMAN CESPROFE XVIII 0 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CUSCO – PERU 2012 CESPROFE XVIII 1 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO PRESENTACION Señor Decano de la Facultad de Ciencias Económica Administrativas y Contables de la Universidad Andina del Cusco. En cumplimiento con las disposiciones del reglamento de títulos y grados vigentes de la Carrera Profesional de Contabilidad en nuestra Universidad y con el objetivo de obtener el Título de Contador Público, presento a vuestra consideración el presente trabajo de investigación intitulado “DOCUMENTACIÓN FUENTE INCOMPLETA GENERA ERRORES EN EL REGISTRO CONTABLE DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ADQUIRIDOS EN LA DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES CUSCO” ATENTAMENTE: SONIA SURCO CONDORI CESPROFE XVIII 2 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO INTRODUCCION La presente tesina es una investigación que tiene por objeto concientizar la mejor aplicación de las normas legales vigentes en el registro y control de bienes muebles e inmuebles de las entidades públicas del estado. Actualmente las instituciones no cuentan con las normas legales vigentes para su aplicación adecuada al momento de realizar las respectivas órdenes de compra donde no especifican las características de los bienes que se deberían estar incluidos en las órdenes de compra de cada bien hecho que genera un inadecuado registro, control y verificación de los bienes al momento de realizar el inventario anual de estas entidades. Las instituciones públicas generalmente al registrar la información contable de sus operaciones cuentan con una documentación fuente confiable lo cuál en nuestra situación será las órdenes de compra – guía de internamiento, esta documentación fuente no contiene las características adecuadas de cada bien. Para llegar a contrastar los objetivos y las hipoteces planteadas, se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos El Primer Capítulo comprende el problema que ha dado origen al presente trabajo, el planteamiento del problema objeto de estudio, la justificación y objetivos planteados que nos permitan realizar un análisis profundo y mediante el cual plantear posibles soluciones. El Segundo Capítulo consta del marco teórico, se realiza una revisión de las normas que rigen la documentación fuente en que se establecen los registros de bienes muebles e inmuebles de la institución. CESPROFE XVIII 3 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Tercer Capítulo, se presenta el desarrolla el caso práctico de acuerdo al trabajo de investigación realizado. Finalmente se presentan las conclusiones más relevantes obtenidas, igualmente las recomendaciones que se desprenden de los resultados. CESPROFE XVIII 4 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO PRESENTACION1 INTRODUCCION2 CAPITULO I6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO6 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................6 1.1.1 PROBLEMA GENERAL..........................................................7 1.1.2 PROBLEMA ESPECÍFICO......................................................7 1.2 JUSTIFICACION................................................................................7 1.3 OBJETIVO..........................................................................................8 1.3.1 OBJETIVO GENERAL:...........................................................8 1.3.2OBJETIVO ESPECIFICO:.........................................................8 CAPITULO II9 MARCO TEORICO9 2.1 DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO......................................................................9 2.1.1 Administración Financiera del Sector Público.........................9 2.1.2 Sistema Nacional de Contabilidad........................................10 2.1.3 Documentos y Libros Contables...........................................11 2.1.4 Ejecución del Gasto Público.................................................12 2.1.5 Sistema de Administración Financiera - SIAF........................13 2.1.6 Sistema Nacional de Bienes Estatales.................................14 2.1.7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles..........................15 2.1.7.1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI. 17 2.1.7.2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP................................................................................17 2.1.7.3 Catálogo de Bienes Muebles..................................18 2.2 MARCO LEGAL...............................................................................19 CESPROFE XVIII 5 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.3 MARCO CONCEPTUAL..................................................................19 CAPITULO III24 ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO24 3.1 ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO..................................................24 3.2 DESCRIPCIÓN, TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES.....................................31 3.3 RESOLUCION DEL PROBLEMA....................................................33 CONCLUSIONES......................................................................................34 RECOMENDACIONES..............................................................................35 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................36 CESPROFE XVIII 6 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El presente trabajo de investigación se centra en la mala aplicación de las normas legales vigentes en la adquisición registro y control de los bienes fijos estatales ya que en las órdenes de compra no se especifican las características requeridas de cada bien adquirido lo cual genera un mal registro de cada bien y un mal control de los bienes patrimoniales existentes. Otros de los puntos importantes es que al momento de elaboras las documentos fuentes de la adquisición de los bienes no se especifica bien a que clasificador corresponden y esto es otro factor que influye en el registro contable de los bienes patrimoniales. Actualmente la institución no cuenta con un registro total y verídico de bienes patrimoniales existentes por lo cual no se verifican la existencia ni se sabe las condiciones en las que se encuentran dichos bienes patrimoniales lo que genera un mal registro y control de los bienes fijos. En relación con esta investigación se sabe que las entidades del sector púbico realizan sus transacciones patrimoniales en base a tres niveles operacionales: Nacional, institucional y regional. Y el are de contabilidad es la que registra y controla las operaciones CESPROFE XVIII 7 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO administrativas y financieras, dicho sea de paso que para el registro y control de las operaciones que realiza se tendrá una documentación fuente en el que se sustente cada operación realizada. 1.1.1 PROBLEMA GENERAL  ¿Influye la documentación fuente incompleta en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco? 1.1.2 PROBLEMA ESPECÍFICO  ¿Cómo influye la documentación fuente incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco? 1.2 JUSTIFICACION El presente trabajo se realiza para identificar los problemas que surgen de la emisión incompleta y con errores de los documentos que sustentan la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco y, del resultado sugerir las pautas para tener un buen control y registro de los bienes de acuerdo a las normatividad vigente y contar con inventarios físicos valorizados reales de los bienes de su propiedad, además posibilitar su presentación ante la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. CESPROFE XVIII 8 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 1.3 OBJETIVO 1.3.1 OBJETIVO GENERAL:  Determina si la documentación fuente incompleta influye en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco. 1.3.2 OBJETIVO ESPECIFICO: Establecer cómo influye la documentación fuente incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco. CESPROFE XVIII 9 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1 DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 2.1.1 Administración Financiera del Sector Público La Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público tiene como objeto: “…Modernizar la administración financiera del Sector Público, estableciendo las normas básicas para una gestión integral y eficiente de los procesos vinculados con la captación y utilización de los fondos públicos, así como el registro y presentación de la información…..” En el párrafo precedente se menciona que la administración financiera del Sector Público establece normas básicas que ayudan a una gestión eficiente así como el registro de la información de forma íntegra y en un ambiente responsable. El artículo Nº 5.2 Administración dice de La Ley Nº 28112 Ley Marco de la que los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público y sus respectivos órganos rectores, son los siguientes: a) Sistema Nacional de Presupuesto: Dirección Nacional del Presupuesto Público. b) Sistema Nacional de Tesorería: Dirección Nacional del Tesoro Público. CESPROFE XVIII 10 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO c) Sistema Nacional de Endeudamiento: Dirección Nacional del Endeudamiento Público. d) Sistema Nacional de Contabilidad: Dirección Nacional de Contabilidad Pública. El articulo Nº 10 Registro Único de Información de La Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración financiera dice:  El registro de la información es único y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Público, a nivel nacional, regional y local y se efectúa a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) que administra el Ministerio de Economía y Finanzas, a través del Comité de Coordinación.  El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores. Se entiende que el registro de la información en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) es único y obligatorio, y que las operaciones de registro de una entidad pública se deben realizar a través de este sistema. 2.1.2 Sistema Nacional de Contabilidad Según la Ley Nº 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, el Sistema Nacional de Contabilidad se define como: “Es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos contables aplicados en los sectores público y privado” CESPROFE XVIII 11 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Sistema Nacional de Contabilidad tiene los objetivos siguientes: Armonizar y homogeneizar la contabilidad en los sectores público y privado mediante la aprobación de la normatividad contable; a) Elaborar la Cuenta General de la República a partir de las rendiciones de cuentas de las entidades del sector público; b) Elaborar y proporcionar a las entidades responsables, la información necesaria para la formulación de las cuentas nacionales, cuentas fiscales y al planeamiento; y, c) Proporcionar información contable oportuna para la toma de decisiones en las entidades del sector público y del sector privado. 2.1.3 Documentos y Libros Contables El Instructivo Nº 1 Documentos y Libros Contables aprobada por la Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01 el cual se encuentra publicado en el Ministerio de Economía y Finanzas, tiene como objetivo “Dar a conocer los documentos y libros contables que serán utilizados en el sistema de v contabilidad gubernamental” y su finalidad es “Establecer la continuidad de la utilización de los documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de tener una información suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situación financiera de cada entidad”. En tal sentido determina que los documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable son: Área de Bienes  Orden de Compra - Guía de Internamiento  Orden de Servicios CESPROFE XVIII 12 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO     Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Físico Existencias Valoradas de Almacén Control Visible de Almacén Cabe señalar que solo las órdenes de compra (O/C) y las ordenes de servicio (O/S) generan afectación presupuestal y por consiguiente el uso de los clasificadores. Esta documentación fuente es elaborada por el área de Logística de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco siendo esta área la encargada de generar cada documento fuente debiendo realizarlo de una forma adecuada y correcta. 2.1.4 Ejecución del Gasto Público La ley Nº 28411 Ley del Sistema Nacional de Presupuesto en el Artículo Nº 33 establece que las etapas de la ejecución del gasto público son: a) Compromiso b) Devengado Asimismo en el Artículo 34 señala las definiciones de cada una de ellas las cuales fueron resumidas como sigue: Compromiso.- Es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto. CESPROFE XVIII 13 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Devengado.-Es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto Institucional, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. 2.1.5 Sistema de Administración Financiera - SIAF El Sistema de Administración Financiera (SIAF), es conceptualizado en el portal de Ministerio de Economía y Finanzas como: “El SIAF es un Sistema de Ejecución, no de Formulación Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. Sí toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas”. El registro, está organizado en 2 partes:  Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado,  Girado) Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas Contables). A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada. Esto, que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación pues el Contador participa en el proceso. Este sistema es utilizado por el área Contable, y se alimenta con la información que brinda el área de Logística a través de la emisión de documentos fuente de gasto de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco. CESPROFE XVIII 14 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.1.6 Sistema Nacional de Bienes Estatales La ley N° 29151 ley General del Sistema Nacional de Bienes Muebles tiene por objeto “….establecer normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funciones del sistema Nacional de Bienes Estatales, en el marco del proceso de modernización de la gestión del estado….” El Artículo N° 3 de la ley define a Bienes Estatales: “….comprenden los bienes muebles e inmuebles, de dominio privado y de dominio público, que tienen como titular al Estado o a cualquier entidad pública que conforma el Sistema Nacional de Bienes Estatales…” El Artículo N° 6 de la ley N° ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, tiene por finalidad:  Contribuir al desarrollo del país promoviendo el saneamiento de la propiedad estatal, para incentivar la inversión pública y privada, procurando una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario del Estado.  Ordenar, integrar y simplificar los procedimientos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales a nivel del Gobierno Nacional, regional y local para lograr una gestión eficiente. El Artículo N° 12 de la Ley dice: “Las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Bienes Estatales deben remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN la documentación sustentatoria de los actos vinculados a los bienes estatales sobre los que ejercen algún derecho o se encuentran bajo su administración,…..” CESPROFE XVIII 15 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Artículo N° 14 de la ley dice: Son funciones y atribuciones exclusivas de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN, las siguientes:  Formular políticas y expedir directivas sobre los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de bienes estatales.  Procurar una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario de los bienes estatales, optimizando su uso y valor.  Administrar el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales - SINABIP como un registro único obligatorio con la información que, de manera obligatoria, deben remitir todas las entidades públicas, respecto de los bienes estatales. 2.1.7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles El reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobada por RESOLUCION Nº 039-98/SBN publicado en la Superintendencia Nacional de Bienes establece en su artículo N° 1 “….las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector público,… a fin de asegurar el uso correcto, la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del estado”. El Artículo N° 6 Corresponde a la Oficina de Control Patrimonial o a la Oficina que haga sus veces:  Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario.  Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes, con la finalidad de elaborar los correspondientes estados CESPROFE XVIII 16 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO que servirán como elementos de información simplificada del patrimonio de la entidad. EL Artículo N° 17 dice: Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las entidades descritas en el artículo 1º del presente reglamento deberán estar registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional que constituirá el registro de los bienes muebles a cargo del órgano responsable. El registro se hará en forma cronológica anotándose la identificación, características, valores y referencias relativas al ingreso de los bienes, de acuerdo a las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales. EL Artículo N° 18 dice: “La información requerida para el registro de los bienes muebles estará acorde con el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y con el Software Inventario Mobiliario Institucional elaborado por la Superintendencia de Bienes Nacionales” EL Articulo N° 19 dice: “El Inventario al que se refiere el presente título comprende la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en una entidad de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. CESPROFE XVIII 17 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.1.7.1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), el cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria estatal, se ha diseñado el aplicativo “Software Inventario Mobiliario Institucional” desarrollado en Visual FoxPro. Este aplicativo permite que las instituciones estatales registren sus inventarios de bienes muebles y lo remitan a la SBN, para llevar un adecuado control y administración del mobiliario del Estado. Dicho software deberá ser utilizado por las entidades públicas para que remitan a la SBN la información de sus inventarios entre los meses de enero y marzo de cada año, conforme al Artículo 121° del D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. 2.1.7.2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP La directiva N° 002-2011/SBN, que regula el “EL registro de la información de los predios de titularidad estatal en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales – SINABIP” es aprobada según resolución N° 017-2011/SBN. El SINABIP es el registro administrativo de carácter único y obligatorio de los bienes estatales. El numeral 6.4. Proceso de Registro de Predios; dice: “… se registraran en el SINABIP, la información de los predios estatales de acuerdo a lo indicado en el manual de ingreso de información que forme parte de la presente directiva……” CESPROFE XVIII 18 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.1.7.3 Catálogo de Bienes Muebles El Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado es un instrumento que contiene información uniforme, simple, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes muebles susceptibles de ser inventariados; será utilizado por todos los organismos del Sector Público Nacional, según lo establecido en el artículo 1º de las Disposiciones Generales del Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado, aprobado por la Resolución Nº 03998/SBN. El Catálogo tiene como finalidad orientar para determinar la cantidad y tipos de bienes muebles que tiene el Estado, así como también brindar un documento de carácter informativo y a la vez propiciar la progresiva estandarización de los bienes muebles y proporcionar información uniforme, simple, completa, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes susceptibles de ser ingresados al patrimonio de una Entidad de la Administración Pública. El Catálogo de Bienes Muebles ha sido actualizado mediante Resolución Nº 002-2012/SBN-DNR de noviembre 2012. 2.2 MARCO LEGAL El trabajo de investigación se ha basado en el siguiente marco legal: CESPROFE XVIII 19 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO  Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, y su Reglamento aprobado mediante D.S. N° 0072008-VIVIENDA  Manual de procedimientos del control patrimonial. Especifica que se registren las características técnicas del bien.  Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. aprueba el Instructivo No.1: Documentos y Libros Contables.  RESOLUCION Nº 039-98/SBN. Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles.  RESOLUCIÓN N° 158-98/SBN: Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. 2.3 MARCO CONCEPTUAL BIENES ESTATALES Comprenden los bienes muebles e inmuebles de dominio privado y de dominio público, que tienes como titular al estado o a cualquier entidad pública que conforma el sistema nacional de bienes estatales, independiente del nivel de gobierno al que pertenezca BIENES MUEBLES Son bienes muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, así como todos aquellos bienes que sin estarlo, son susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal. ALTA DE LOS BIENES MUEBLES El alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la entidad pública, la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. El alta de los bienes muebles deberá CESPROFE XVIII 20 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO realizarse dentro de los treinta (30) días de recepcionados con la documentación sustentatoria. BAJA DE BIENES MUEBLES La baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la entidad pública, la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. Los vehículos y otros bienes muebles inscritos en la Oficina Registral correspondiente, deben estar libres de afectaciones antes de la baja. TRANSFERENCIA BIENES MUEBLES Todas las entidades públicas transferirán a favor de las Instituciones Educativas de las zonas de extrema pobreza, sus bienes muebles dados de baja que sean útiles para el sistema educativo. DONACION DE BIENES MUEBLES Por la donación, la entidad pública conviene en transferir gratuitamente la propiedad de un bien mueble dado de baja a favor de entidades públicas o privadas. La donación de bienes muebles dados de baja de una entidad pública a favor de otra entidad pública o privada debe aprobarse mediante resolución administrativa de la entidad pública donante. SUBASTA PÚBLICA DE BIENES MUEBLES La compraventa por subasta pública es un procedimiento de enajenación mediante el cual las entidades del Sector Público efectúan la venta de sus bienes muebles dados de baja al mejor postor. CESPROFE XVIII 21 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO La potestad decisoria de impulsar el trámite de venta queda reservada a la entidad pública propietaria de los bienes muebles dados de baja. PERMUTA DE BIENES MUEBLES Las entidades estatales podrán intercambiar bienes muebles dados de baja, cuyo objetivo de la permuta es maximizar la realización de los activos dados de baja por las entidades públicas en la adquisición de bienes muebles que económica o tecnológicamente beneficien al Estado en el desarrollo de sus actividades; así como también reducir costos de almacenamiento y custodia de bienes muebles dados de baja en las entidades públicas. DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES Mediante el acto de destrucción las entidades públicas proceden a eliminar los bienes muebles dados de baja que se encuentran en extremo estado de deterioro, cuando no es posible realizar otro acto de disposición respecto de éstos. AFECTACIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la afectación en uso una entidad entrega, a título gratuito y por un plazo de dos (02) años, la posesión de bienes muebles de su propiedad a favor de otra entidad. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. Se denomina afectante a la entidad pública titular de los bienes muebles y afectaría a la entidad pública que recibe los bienes muebles en afectación en uso. CESIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la cesión en uso, una entidad, en forma excepcional y debidamente justificada, entrega la posesión de bienes muebles de CESPROFE XVIII 22 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO su propiedad, a título gratuito y por el plazo de un (01) año, a favor de particulares sin fines de lucro para que sean destinados al cumplimiento de actividades de interés y desarrollo social. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. La cesión en uso podrá efectuarse siempre y cuando los bienes muebles sean de libre disponibilidad y no interfieran con los fines institucionales y estatutarios de la entidad pública cedente. ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Las entidades públicas podrán arrendar los bienes muebles de su propiedad a entidades privadas o particulares cuando cuenten con facultades legales expresas de administración de sus bienes, dicho procedimiento se efectuará por convocatoria pública y, excepcionalmente, de manera directa. Los bienes materia de arrendamiento deberán ser de libre disponibilidad para la entidad pública; y, por lo tanto, su ausencia no interfiera con los objetivos institucionales. SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL El Saneamiento de bienes muebles se refiere a las acciones administrativas, contables y legales orientadas a regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas que se encuentran en la condición de sobrantes o faltantes en su patrimonio. Asimismo, regularizar la situación registral de los vehículos automotores que no cuentan con la documentación suficiente para su inscripción en el Registro de Propiedad Vehicular. VENTA POR SUBASTA PÚBLICA, BAJA DE LOS BIENES MUEBLES CESPROFE XVIII 23 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El objetivo de estos procedimientos es liberar a las Entidades Públicas de los bienes muebles a su cargo que se encuentran en calidad de chatarra, los mismos que ocupan espacio y generan gastos innecesarios de almacenamiento y custodia, a fin de optimizar sus recursos y cautelar su patrimonio. CESPROFE XVIII 24 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO III ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO 3.1 ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO La Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco adquiere equipos de cómputo según los datos que se detallan a continuación: Orden de Compra N° : 112 Fecha de O/C : 03/05/2012 Monto de factura : S/. 25,000.00 Nombre de Proveedor : COMPU CENTER S.A.C. RUC : 20897654879 Descripción : 10 EQUIPOS DE COMPUTO Meta :  Unidad central de procesos  Monitor a color  Teclado Acondicionamiento y Mejoramiento de las ventanillas de la DRTCC Fte. Fto. - Rubro : 09 R.D.R - 2 Clasificador de gasto : 2.3.1.6.1.2 La estructura del Clasificador utilizado es la siguiente: Tipo de Transacción : 2 Gastos Presupuestarios Genérica : 3 Bienes y Servicios Sub Genérica : 1 Bienes Sub Genérica Detalle : 6 Repuestos y accesorios Específica : 1 repuestos y accesorios Específica Detalle : 2 comunicaciones y Telecomunicaciones CESPROFE XVIII 25 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El clasificador no está correctamente asignado, porque corresponde a la adquisición de bienes fungibles como son los suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo, por consiguiente, la documentación que sustenta la operación de compra de equipos de cómputo, genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF, de la siguiente manera: FASE: COMPROMISO CODIGO 830 1 DENOMINACION --------1-------- D 2500 0 Presupuesto De Gasto 8301. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8301.02 Recursos Directamente Recaudados 01 840 1 2500 0 2500 0 Asignaciones Comprometidas 8401. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8401.02 Recursos Directamente Recaudados 01 X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición De Equipo De Computo ---------2--------- 910 1 2500 0 2500 0 Contratos Y Compromisos Aprobados 9101. 08 910 2 Órdenes De Compra Aprobados 2500 0 Contratos Y Compromisos Por El Contrario 9102. 08 Órdenes De Compra Por Ejecutar H 2500 0 2500 0 X/X El Registro De Emisión De La Orden De Compra Por Adquisición De Equipo De Cómputo. FASE: DEVENGADO CODIGO 130 1 1301. 11 CESPROFE XVIII DENOMINACION ---------3--------Bienes Y Suministros De Funcionamiento Suministros Para Mantenimiento Y Reparación D 2500 0 2500 0 26 H UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 1301.11 Para Maquinaria Y Equipo 04 210 3 2500 0 2500 0 Cuentas Por Pagar 2103. 01 2500 0 Bienes Y Servicios Por Pagar Para Registrar El Gasto Devengado Por La Adquisición Del Equipo De Computo El clasificador que se debe asignar por la adquisición de equipos de cómputo es el siguiente: 2.6.3.2.3.1 Tipo de Transacción : 2 Gastos Presupuestarios Genérica : 6 Activos No Financieros Sub Genérica : 3 Vehículos, Maquinarias Y Otros Sub Genérica Detalle : 2 Maquinaria Equipo Y Mobiliario Específica : 3 Equipos Informáticos y de Telecomunicaciones. Específica Detalle : 1 Equipos Computacionales y Periféricos. En base a este clasificador, el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF, enlaza a la cuenta contable correcta que es la 1503.0203 Equipos Computacionales y Periféricos; el registro contable será el siguiente: BASE: COMPROMISO CODIGO 830 1 DENOMINACION --------1-------- D 2500 0 Presupuesto De Gasto 8301. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8301.02 Recursos Directamente Recaudados 01 840 1 2500 0 2500 0 Asignaciones Comprometidas 8401. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8401.02 Recursos Directamente Recaudados 01 CESPROFE XVIII H 2500 0 27 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición de Equipo De Computo ---------2--------910 1 2500 0 Contratos y Compromisos Aprobados 9101. 08 2500 0 Órdenes de Compra Aprobados 910 2 2500 0 Contratos y Compromisos por Contra 9102. 08 2500 0 Órdenes de Compra por Ejecutar X/X El Registro de Emisión de la Orden de Compra por Adquisición de Equipo de Cómputo. FASE: DEVENGADO CODIGO 150 3 DENOMINACION ---------3--------- D 2500 0 Vehículos Maquinaria y Otros 1503. 02 Maquinaria, Equipo , Mobiliarios y Otros 1503.02 Equipos Informáticos y de 03 Comunicaciones 1503.020301 Equipo Computacionales y Periféricos 210 3 2500 0 2500 0 2500 0 Cuentas por Pagar 2103. 02 Activos no Financieros por Pagar 2500 0 Para Registrar el Gasto Devengado por la Adquisición del Equipo de Cómputos Por otra parte, cuando se realiza el inventario físico de los bienes muebles de la institución, se refleja en el formato de inventario los bienes existentes, los cuales son los equipos de cómputo adquiridos. Mostramos como quedaría el inventario: CESPROFE XVIII H 28 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CESPROFE XVIII 29 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CESPROFE XVIII 30 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Estos bienes, a su vez son registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI, en el que se ingresa el inventario bien por bien, además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado, es decir marca, serie, color, modelo, entre otros, datos que tienen que estar consignados en el documento fuente, específicamente en la orden de compra. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta, conforme mostramos en las siguientes imágenes: Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI CESPROFE XVIII 31 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Registro de bienes muebles, en el SIMI Al cierre del ejercicio, se debe realizar la conciliación entre el saldo de las cuentas de activo inmovilizado, entre ellas la 1503 Vehículos Maquinarias y Otros, con el inventario físico valorizado registrado en el SIMI. De la operación registrada tenemos el siguiente resultado: CESPROFE XVIII 32 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CONCILIACION ENTRE EL SALDO DE LIBROS Y EL INVENTARIO Cuenta 1503.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según Libro Mayor al 31/12/….. S/. 00.00 Cuenta 1503.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según SIMI al 31/12/….. S/. 25,000.00 DIFERENCIA S/. 25,000.00 3.2 DESCRIPCIÓN, TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES. De la Orden de Compra en relación al Clasificador Presupuestario De la revisión a la orden de compra Nº 112, se determina que el clasificador presupuestario de gasto no está correctamente asignado, es decir se ha utilizado el clasificador que corresponde a la adquisición de suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo. La orden de compra, es un documento fuente que sustenta la operación económica de compra de equipos de cómputo, con este documento se genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. El SIAF enlaza los clasificadores con las cuentas contables, por lo que estando equivocado el clasificador nos lleva a error en la cuenta contable. De los Bienes Muebles adquiridos en relación al Inventario Los bienes adquiridos con la orden de compra 112, han sido entregados en la institución sin acompañar la propuesta económica que sustenta la adquisición, documento en el que se especifica detalladamente las CESPROFE XVIII 33 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO características de los equipos de cómputo, información que no se consigna ni en la orden de compra ni en la factura. Los bienes ingresados se han entregado para su uso a las trabajadores que prestan su servicio en las ventanillas de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones. Al cierre del ejercicio, se realiza el inventario físico de todos bienes de la institución, en el que se consideran los equipos de cómputo por estar en la institución físicamente. Este inventario físico se registra en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI, en el que se ingresan los bienes uno por uno, además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado, es decir marca, serie, color, modelo, entre otros, datos que, como hemos analizado no están consignados en el documento fuente, específicamente en la orden de compra. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta, situación que genera diferencia entre el inventario físico y los saldos de balance. De la conciliación entre el Inventario Físico y los Saldos de Balance En el inventario se consideran los equipos de cómputo porque existen físicamente; pero no se valorizan ya que no se ha registrado como una compra de activo fijo y no se refleja en el saldo de la cuenta correspondiente, por consiguiente aparecen como “sobrantes de inventario”. Lo que genera diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI. CESPROFE XVIII 34 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 3.3 RESOLUCION DEL PROBLEMA Para evitar los problemas que hemos analizado, la oficina de logística quien elabora las órdenes de compra, deberá tener especial cuidado al momento de aplicar el respectivo clasificador presupuestario de gastos. De igual modo, la oficina de logística debe emitir los documentos fuente con las características detalladas del bien adquirido para que se pueda tener un adecuado reconocimiento de los bienes al momento de hacer el inventario. Una vez explicadas las diferencias de la conciliación, se debe proponer el ajuste contable para corregir el saldo de la cuenta 1503 Vehículos Maquinaria y Otros y de esta manera cumplir con la Normas de Control Interno 3.5 “Verificaciones y Conciliaciones” por la que se debe realizar la verificación y conciliación de los registros contra las fuentes respectivas periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. CESPROFE XVIII 35 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CONCLUSIONES 1. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el registro contable de las operaciones generadas por la adquisición de los bienes muebles e inmuebles. 2. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el inventario físico valorizado de los bienes muebles e inmuebles adquiridos y su registro en el Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI. 3. La documentación fuente incompleta influye en la determinación de sobrantes de inventario que, a su vez generan diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI. CESPROFE XVIII 36 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO RECOMENDACIONES 1. La institución deberá elaborar normas internas para que la oficina de logística de la di , responsable de elaborar la orden de compra utilice el clasificador presupuestario de gastos que corresponda y detalle las características del bien adquirido para que la oficina de control patrimonial quien registra y controla los bienes pueda reconocer y registrar adecuadamente los bienes en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI. 2. La institución tome las medidas necesarias para el cumplimiento de la verificación y conciliación de los saldos de las cuentas de activo fijo del Balance General en forma periódica. 3. La conciliación de saldos del balance con el inventario Físico valorizado de los bienes activos fijo se realice en forma semestral. CESPROFE XVIII 37 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  Portal de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales http://www.sbn.gob.pe/  Portal de Ministerio de Economía y Finanzas http://www.mef.gob.pe/  Saneamiento Contable en el sector publico Autor: Juan Mayor Gamero.  Alvares Alejandro, Álvarez Juan Francisco. Presupuesto Público Comentado 2012. Pacifico Editores.  Alvares Alejandro, Álvarez Juan Francisco. Guía de Clasificadores Presupuestario 2012.  Andrade Simón. Diccionario de Contabilidad. Editorial Andrade. PÁGINAS WEB VISITADAS:  http://www.sbn.gob.pe/index.php? option=com_content&view=article&id=921&Itemid=67  http://www.mef.gob.pe/index.php? option=com_content&view=article&id=1376&Itemid=101206  http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/2009/P CG_VERSION_ACTUALIZADA_RD002_2010.pdf CESPROFE XVIII 38
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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
FACULTAD DE CIENCIAS
ECONOMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES

CARRERA PROFESIONAL DE
CONTABILIDAD
XVIII CESPROFE
DOCUMENTACION FUENTE INCOMPLETA GENERA
ERRORES EN EL REGISTRO CONTABLE DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES ADQUIRIDOS EN LA
DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y
COMUNICACIONES - CUSCO

Trabajo presentado por la BCHR.
SONIA SURCO CONDORI para optar el
Título de Contador Público.
ASESOR

:

MGT. CPCC NERY

PORCEL GUZMAN
CESPROFE XVIII

0

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CUSCO – PERU

2012

CESPROFE XVIII

1

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

PRESENTACION
Señor Decano de la Facultad de Ciencias Económica Administrativas y
Contables de la Universidad Andina del Cusco.
En cumplimiento con las disposiciones del reglamento de títulos y grados
vigentes de la Carrera Profesional de Contabilidad en nuestra Universidad
y con el objetivo de obtener el Título de Contador Público, presento a
vuestra consideración el presente trabajo de investigación intitulado
“DOCUMENTACIÓN FUENTE INCOMPLETA GENERA ERRORES EN EL
REGISTRO

CONTABLE

DE

BIENES

MUEBLES

E

INMUEBLES

ADQUIRIDOS EN LA DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y
COMUNICACIONES CUSCO”
ATENTAMENTE:
SONIA SURCO CONDORI

CESPROFE XVIII

2

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO INTRODUCCION La presente tesina es una investigación que tiene por objeto concientizar la mejor aplicación de las normas legales vigentes en el registro y control de bienes muebles e inmuebles de las entidades públicas del estado. control y verificación de los bienes al momento de realizar el inventario anual de estas entidades. se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos El Primer Capítulo comprende el problema que ha dado origen al presente trabajo. CESPROFE XVIII 3 . El Segundo Capítulo consta del marco teórico. el planteamiento del problema objeto de estudio. la justificación y objetivos planteados que nos permitan realizar un análisis profundo y mediante el cual plantear posibles soluciones. se realiza una revisión de las normas que rigen la documentación fuente en que se establecen los registros de bienes muebles e inmuebles de la institución. esta documentación fuente no contiene las características adecuadas de cada bien. Las instituciones públicas generalmente al registrar la información contable de sus operaciones cuentan con una documentación fuente confiable lo cuál en nuestra situación será las órdenes de compra – guía de internamiento. Actualmente las instituciones no cuentan con las normas legales vigentes para su aplicación adecuada al momento de realizar las respectivas órdenes de compra donde no especifican las características de los bienes que se deberían estar incluidos en las órdenes de compra de cada bien hecho que genera un inadecuado registro. Para llegar a contrastar los objetivos y las hipoteces planteadas.

CESPROFE XVIII 4 . igualmente las recomendaciones que se desprenden de los resultados. se presenta el desarrolla el caso práctico de acuerdo al trabajo de investigación realizado. Finalmente se presentan las conclusiones más relevantes obtenidas.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Tercer Capítulo.

......8 1.............7 1.................................................1..........3.......................................................1...........................3.................................................1. 17 2.........2 JUSTIFICACION...3 Documentos y Libros Contables......................................................1.......7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles..............1 PROBLEMA GENERAL....18 2......1..................UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO PRESENTACION1 INTRODUCCION2 CAPITULO I6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO6 1............................12 2...........1 Administración Financiera del Sector Público........1........................7............14 2..15 2.............13 2........................................1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI..SIAF....4 Ejecución del Gasto Público........................3 Catálogo de Bienes Muebles.........................5 Sistema de Administración Financiera ..........................19 CESPROFE XVIII 5 ..............................................1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...1.1..................................................9 2..............2OBJETIVO ESPECIFICO:...................................1......7 1.......6 Sistema Nacional de Bienes Estatales.........................1.........1 OBJETIVO GENERAL:.7 1.........2 PROBLEMA ESPECÍFICO...11 2..6 1..2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP.............10 2....17 2.....1 DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO.................2 Sistema Nacional de Contabilidad.........................7.........................8 CAPITULO II9 MARCO TEORICO9 2..........2 MARCO LEGAL..........................8 1................3 OBJETIVO..............1..1................................9 2............................7..............

....33 CONCLUSIONES................. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES............................................................................................34 RECOMENDACIONES....................................................3 MARCO CONCEPTUAL.3 RESOLUCION DEL PROBLEMA......................................................................24 3..................................UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2......2 DESCRIPCIÓN..........................35 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS....................................................31 3............................19 CAPITULO III24 ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO24 3...........36 CESPROFE XVIII 6 ..........1 ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO..............................

institucional y regional.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El presente trabajo de investigación se centra en la mala aplicación de las normas legales vigentes en la adquisición registro y control de los bienes fijos estatales ya que en las órdenes de compra no se especifican las características requeridas de cada bien adquirido lo cual genera un mal registro de cada bien y un mal control de los bienes patrimoniales existentes. Otros de los puntos importantes es que al momento de elaboras las documentos fuentes de la adquisición de los bienes no se especifica bien a que clasificador corresponden y esto es otro factor que influye en el registro contable de los bienes patrimoniales. En relación con esta investigación se sabe que las entidades del sector púbico realizan sus transacciones patrimoniales en base a tres niveles operacionales: Nacional.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 1. Y el are de contabilidad es la que registra y controla las operaciones CESPROFE XVIII 7 . Actualmente la institución no cuenta con un registro total y verídico de bienes patrimoniales existentes por lo cual no se verifican la existencia ni se sabe las condiciones en las que se encuentran dichos bienes patrimoniales lo que genera un mal registro y control de los bienes fijos.

1.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO administrativas y financieras. del resultado sugerir las pautas para tener un buen control y registro de los bienes de acuerdo a las normatividad vigente y contar con inventarios físicos valorizados reales de los bienes de su propiedad.1. CESPROFE XVIII 8 . dicho sea de paso que para el registro y control de las operaciones que realiza se tendrá una documentación fuente en el que se sustente cada operación realizada.2 PROBLEMA ESPECÍFICO  ¿Cómo influye la documentación fuente incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones .2 JUSTIFICACION El presente trabajo se realiza para identificar los problemas que surgen de la emisión incompleta y con errores de los documentos que sustentan la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones .Cusco? 1.Cusco y.Cusco? 1.1.1 PROBLEMA GENERAL  ¿Influye la documentación fuente incompleta en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones . además posibilitar su presentación ante la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

3.1 OBJETIVO GENERAL:  Determina si la documentación fuente incompleta influye en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco. 1. CESPROFE XVIII 9 .3.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO: Establecer cómo influye la documentación fuente incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco.3 OBJETIVO 1.

b) Sistema Nacional de Tesorería: Dirección Nacional del Tesoro Público. CESPROFE XVIII 10 .1.. son los siguientes: a) Sistema Nacional de Presupuesto: Dirección Nacional del Presupuesto Público.2 Administración dice de La Ley Nº 28112 Ley Marco de la que los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público y sus respectivos órganos rectores.1 DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 2. El artículo Nº 5.1 Administración Financiera del Sector Público La Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público tiene como objeto: “…Modernizar la administración financiera del Sector Público.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO II MARCO TEORICO 2. estableciendo las normas básicas para una gestión integral y eficiente de los procesos vinculados con la captación y utilización de los fondos públicos. así como el registro y presentación de la información….” En el párrafo precedente se menciona que la administración financiera del Sector Público establece normas básicas que ayudan a una gestión eficiente así como el registro de la información de forma íntegra y en un ambiente responsable.

normas y procedimientos contables aplicados en los sectores público y privado” CESPROFE XVIII 11 . d) Sistema Nacional de Contabilidad: Dirección Nacional de Contabilidad Pública.  El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro. principios.1.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO c) Sistema Nacional de Endeudamiento: Dirección Nacional del Endeudamiento Público. 2. a través del Comité de Coordinación. El articulo Nº 10 Registro Único de Información de La Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración financiera dice:  El registro de la información es único y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Público. regional y local y se efectúa a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) que administra el Ministerio de Economía y Finanzas. Se entiende que el registro de la información en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) es único y obligatorio. procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público. y que las operaciones de registro de una entidad pública se deben realizar a través de este sistema. el Sistema Nacional de Contabilidad se define como: “Es el conjunto de políticas. a nivel nacional. cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores.2 Sistema Nacional de Contabilidad Según la Ley Nº 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.

Guía de Internamiento  Orden de Servicios CESPROFE XVIII 12 . tiene como objetivo “Dar a conocer los documentos y libros contables que serán utilizados en el sistema de v contabilidad gubernamental” y su finalidad es “Establecer la continuidad de la utilización de los documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental. y. cuentas fiscales y al planeamiento.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Sistema Nacional de Contabilidad tiene los objetivos siguientes: Armonizar y homogeneizar la contabilidad en los sectores público y privado mediante la aprobación de la normatividad contable.3 Documentos y Libros Contables El Instructivo Nº 1 Documentos y Libros Contables aprobada por la Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93. a) Elaborar la Cuenta General de la República a partir de las rendiciones de cuentas de las entidades del sector público. En tal sentido determina que los documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable son: Área de Bienes  Orden de Compra . c) Proporcionar información contable oportuna para la toma de decisiones en las entidades del sector público y del sector privado. b) Elaborar y proporcionar a las entidades responsables. la información necesaria para la formulación de las cuentas nacionales. a fin de tener una información suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situación financiera de cada entidad”.01 el cual se encuentra publicado en el Ministerio de Economía y Finanzas. 2.1.

1. afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios.4 Ejecución del Gasto Público La ley Nº 28411 Ley del Sistema Nacional de Presupuesto en el Artículo Nº 33 establece que las etapas de la ejecución del gasto público son: a) Compromiso b) Devengado Asimismo en el Artículo 34 señala las definiciones de cada una de ellas las cuales fueron resumidas como sigue: Compromiso. Esta documentación fuente es elaborada por el área de Logística de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco siendo esta área la encargada de generar cada documento fuente debiendo realizarlo de una forma adecuada y correcta. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto. CESPROFE XVIII 13 . luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos.. en el marco de los presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO     Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Físico Existencias Valoradas de Almacén Control Visible de Almacén Cabe señalar que solo las órdenes de compra (O/C) y las ordenes de servicio (O/S) generan afectación presupuestal y por consiguiente el uso de los clasificadores.Es el acto mediante el cual se acuerda. 2. por un importe determinado o determinable. la realización de gastos previamente aprobados.

está organizado en 2 partes:  Registro Administrativo (Fases Compromiso.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Devengado. A diferencia de otros sistemas. Devengado. Este sistema es utilizado por el área Contable. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto Institucional. que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor.5 Sistema de Administración Financiera . derivada de un gasto aprobado y comprometido. que es otro Sistema. que podría ser una desventaja. ha facilitado la implantación pues el Contador participa en el proceso. con cargo a la correspondiente cadena de gasto. no de Formulación Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual). CESPROFE XVIII 14 . 2. El registro. la contabilización no está completamente automatizada. Esto.-Es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago. Sí toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas”.SIAF El Sistema de Administración Financiera (SIAF). en forma definitiva.1. y se alimenta con la información que brinda el área de Logística a través de la emisión de documentos fuente de gasto de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco. es conceptualizado en el portal de Ministerio de Economía y Finanzas como: “El SIAF es un Sistema de Ejecución.  Girado) Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas Contables).

que tienen como titular al Estado o a cualquier entidad pública que conforma el Sistema Nacional de Bienes Estatales…” El Artículo N° 6 de la ley N° ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. disposición. de dominio privado y de dominio público. regional y local para lograr una gestión eficiente.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2. organización. para incentivar la inversión pública y privada.. tiene por finalidad:  Contribuir al desarrollo del país promoviendo el saneamiento de la propiedad estatal.….1.  Ordenar. procurando una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario del Estado.” El Artículo N° 3 de la ley define a Bienes Estatales: “….comprenden los bienes muebles e inmuebles.establecer normas que regulan el ámbito. El Artículo N° 12 de la Ley dice: “Las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Bienes Estatales deben remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales .SBN la documentación sustentatoria de los actos vinculados a los bienes estatales sobre los que ejercen algún derecho o se encuentran bajo su administración. en el marco del proceso de modernización de la gestión del estado…. atribuciones y funciones del sistema Nacional de Bienes Estatales. registro y supervisión de los bienes estatales a nivel del Gobierno Nacional. integrar y simplificar los procedimientos de adquisición. administración.” CESPROFE XVIII 15 .6 Sistema Nacional de Bienes Estatales La ley N° 29151 ley General del Sistema Nacional de Bienes Muebles tiene por objeto “….

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El Artículo N° 14 de la ley dice: Son funciones y atribuciones exclusivas de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN. 2. baja y transferencia de los bienes. optimizando su uso y valor.  Procurar una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario de los bienes estatales. las siguientes:  Formular políticas y expedir directivas sobre los actos de adquisición.SINABIP como un registro único obligatorio con la información que. con la finalidad de elaborar los correspondientes estados CESPROFE XVIII 16 . de manera obligatoria. registro y supervisión de bienes estatales. administración. disposición.1. respecto de los bienes estatales. deben remitir todas las entidades públicas.  Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso.  Administrar el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales .… a fin de asegurar el uso correcto. asignándoles el respectivo valor monetario.7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles El reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobada por RESOLUCION Nº 039-98/SBN publicado en la Superintendencia Nacional de Bienes establece en su artículo N° 1 “…. El Artículo N° 6 Corresponde a la Oficina de Control Patrimonial o a la Oficina que haga sus veces:  Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos. de acuerdo a su naturaleza.las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector público. la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del estado”.

EL Artículo N° 17 dice: Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las entidades descritas en el artículo 1º del presente reglamento deberán estar registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional que constituirá el registro de los bienes muebles a cargo del órgano responsable. contrastar su resultado con el registro contable.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO que servirán como elementos de información simplificada del patrimonio de la entidad. codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha. CESPROFE XVIII 17 . investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. valores y referencias relativas al ingreso de los bienes. características. de acuerdo a las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales. EL Artículo N° 18 dice: “La información requerida para el registro de los bienes muebles estará acorde con el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y con el Software Inventario Mobiliario Institucional elaborado por la Superintendencia de Bienes Nacionales” EL Articulo N° 19 dice: “El Inventario al que se refiere el presente título comprende la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en una entidad de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente. con el fin de verificar su existencia real. El registro se hará en forma cronológica anotándose la identificación.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).4. que regula el “EL registro de la información de los predios de titularidad estatal en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales – SINABIP” es aprobada según resolución N° 017-2011/SBN.1.2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP La directiva N° 002-2011/SBN. para llevar un adecuado control y administración del mobiliario del Estado. Proceso de Registro de Predios. dice: “… se registraran en el SINABIP. 2. conforme al Artículo 121° del D.7. el cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria estatal. El numeral 6.7. la información de los predios estatales de acuerdo a lo indicado en el manual de ingreso de información que forme parte de la presente directiva……” CESPROFE XVIII 18 . El SINABIP es el registro administrativo de carácter único y obligatorio de los bienes estatales. Este aplicativo permite que las instituciones estatales registren sus inventarios de bienes muebles y lo remitan a la SBN. se ha diseñado el aplicativo “Software Inventario Mobiliario Institucional” desarrollado en Visual FoxPro.S. Dicho software deberá ser utilizado por las entidades públicas para que remitan a la SBN la información de sus inventarios entre los meses de enero y marzo de cada año.1. N° 007-2008-VIVIENDA.

completa. será utilizado por todos los organismos del Sector Público Nacional.2 MARCO LEGAL El trabajo de investigación se ha basado en el siguiente marco legal: CESPROFE XVIII 19 . aprobado por la Resolución Nº 03998/SBN.7. simple.3 Catálogo de Bienes Muebles El Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado es un instrumento que contiene información uniforme. simple. así como también brindar un documento de carácter informativo y a la vez propiciar la progresiva estandarización de los bienes muebles y proporcionar información uniforme. según lo establecido en el artículo 1º de las Disposiciones Generales del Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes susceptibles de ser ingresados al patrimonio de una Entidad de la Administración Pública.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 2.1. El Catálogo tiene como finalidad orientar para determinar la cantidad y tipos de bienes muebles que tiene el Estado. 2. El Catálogo de Bienes Muebles ha sido actualizado mediante Resolución Nº 002-2012/SBN-DNR de noviembre 2012. ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes muebles susceptibles de ser inventariados.

S.1: Documentos y Libros Contables. y su Reglamento aprobado mediante D. 067-97-EF/93. la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles. aprueba el Instructivo No. ALTA DE LOS BIENES MUEBLES El alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la entidad pública.01.3 MARCO CONCEPTUAL BIENES ESTATALES Comprenden los bienes muebles e inmuebles de dominio privado y de dominio público. los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.  RESOLUCIÓN N° 158-98/SBN: Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO  Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. 2. así como todos aquellos bienes que sin estarlo.  Resolución de Contaduría No.  RESOLUCION Nº 039-98/SBN. El alta de los bienes muebles deberá CESPROFE XVIII 20 . independiente del nivel de gobierno al que pertenezca BIENES MUEBLES Son bienes muebles de propiedad estatal. Especifica que se registren las características técnicas del bien. N° 0072008-VIVIENDA  Manual de procedimientos del control patrimonial. que tienes como titular al estado o a cualquier entidad pública que conforma el sistema nacional de bienes estatales. son susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal.

DONACION DE BIENES MUEBLES Por la donación. La donación de bienes muebles dados de baja de una entidad pública a favor de otra entidad pública o privada debe aprobarse mediante resolución administrativa de la entidad pública donante. la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. BAJA DE BIENES MUEBLES La baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la entidad pública. la entidad pública conviene en transferir gratuitamente la propiedad de un bien mueble dado de baja a favor de entidades públicas o privadas. SUBASTA PÚBLICA DE BIENES MUEBLES La compraventa por subasta pública es un procedimiento de enajenación mediante el cual las entidades del Sector Público efectúan la venta de sus bienes muebles dados de baja al mejor postor. sus bienes muebles dados de baja que sean útiles para el sistema educativo. TRANSFERENCIA BIENES MUEBLES Todas las entidades públicas transferirán a favor de las Instituciones Educativas de las zonas de extrema pobreza. deben estar libres de afectaciones antes de la baja.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO realizarse dentro de los treinta (30) días de recepcionados con la documentación sustentatoria. CESPROFE XVIII 21 . Los vehículos y otros bienes muebles inscritos en la Oficina Registral correspondiente.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO La potestad decisoria de impulsar el trámite de venta queda reservada a la entidad pública propietaria de los bienes muebles dados de baja. la posesión de bienes muebles de su propiedad a favor de otra entidad. cuando no es posible realizar otro acto de disposición respecto de éstos. cuyo objetivo de la permuta es maximizar la realización de los activos dados de baja por las entidades públicas en la adquisición de bienes muebles que económica o tecnológicamente beneficien al Estado en el desarrollo de sus actividades. PERMUTA DE BIENES MUEBLES Las entidades estatales podrán intercambiar bienes muebles dados de baja. a título gratuito y por un plazo de dos (02) años. en forma excepcional y debidamente justificada. entrega la posesión de bienes muebles de CESPROFE XVIII 22 . DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES Mediante el acto de destrucción las entidades públicas proceden a eliminar los bienes muebles dados de baja que se encuentran en extremo estado de deterioro. así como también reducir costos de almacenamiento y custodia de bienes muebles dados de baja en las entidades públicas. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. una entidad. Se denomina afectante a la entidad pública titular de los bienes muebles y afectaría a la entidad pública que recibe los bienes muebles en afectación en uso. CESIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la cesión en uso. AFECTACIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la afectación en uso una entidad entrega.

su ausencia no interfiera con los objetivos institucionales. Asimismo. regularizar la situación registral de los vehículos automotores que no cuentan con la documentación suficiente para su inscripción en el Registro de Propiedad Vehicular. contables y legales orientadas a regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas que se encuentran en la condición de sobrantes o faltantes en su patrimonio. Los bienes materia de arrendamiento deberán ser de libre disponibilidad para la entidad pública. dicho procedimiento se efectuará por convocatoria pública y. a favor de particulares sin fines de lucro para que sean destinados al cumplimiento de actividades de interés y desarrollo social. SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL El Saneamiento de bienes muebles se refiere a las acciones administrativas. BAJA DE LOS BIENES MUEBLES CESPROFE XVIII 23 . La cesión en uso podrá efectuarse siempre y cuando los bienes muebles sean de libre disponibilidad y no interfieran con los fines institucionales y estatutarios de la entidad pública cedente. ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Las entidades públicas podrán arrendar los bienes muebles de su propiedad a entidades privadas o particulares cuando cuenten con facultades legales expresas de administración de sus bienes. excepcionalmente.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO su propiedad. y. VENTA POR SUBASTA PÚBLICA. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. de manera directa. por lo tanto. a título gratuito y por el plazo de un (01) año.

los mismos que ocupan espacio y generan gastos innecesarios de almacenamiento y custodia. CESPROFE XVIII 24 .UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El objetivo de estos procedimientos es liberar a las Entidades Públicas de los bienes muebles a su cargo que se encuentran en calidad de chatarra. a fin de optimizar sus recursos y cautelar su patrimonio.

3.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CAPITULO III ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO 3.6.2 Clasificador de gasto : 2.000.00 Nombre de Proveedor : COMPU CENTER S.A.1 ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO La Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco adquiere equipos de cómputo según los datos que se detallan a continuación: Orden de Compra N° : 112 Fecha de O/C : 03/05/2012 Monto de factura : S/. .1. 25. Fto.D.C. RUC : 20897654879 Descripción : 10 EQUIPOS DE COMPUTO Meta :  Unidad central de procesos  Monitor a color  Teclado Acondicionamiento y Mejoramiento de las ventanillas de la DRTCC Fte.Rubro : 09 R.2 La estructura del Clasificador utilizado es la siguiente: Tipo de Transacción : 2 Gastos Presupuestarios Genérica : 3 Bienes y Servicios Sub Genérica : 1 Bienes Sub Genérica Detalle : 6 Repuestos y accesorios Específica : 1 repuestos y accesorios Específica Detalle : 2 comunicaciones y Telecomunicaciones CESPROFE XVIII 25 .1.R .

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO El clasificador no está correctamente asignado. FASE: DEVENGADO CODIGO 130 1 1301. porque corresponde a la adquisición de bienes fungibles como son los suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo. 11 CESPROFE XVIII DENOMINACION ---------3--------Bienes Y Suministros De Funcionamiento Suministros Para Mantenimiento Y Reparación D 2500 0 2500 0 26 H .02 Recursos Directamente Recaudados 01 X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición De Equipo De Computo ---------2--------- 910 1 2500 0 2500 0 Contratos Y Compromisos Aprobados 9101.SIAF. genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera . 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8301. 08 910 2 Órdenes De Compra Aprobados 2500 0 Contratos Y Compromisos Por El Contrario 9102. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8401. la documentación que sustenta la operación de compra de equipos de cómputo. por consiguiente.02 Recursos Directamente Recaudados 01 840 1 2500 0 2500 0 Asignaciones Comprometidas 8401. 08 Órdenes De Compra Por Ejecutar H 2500 0 2500 0 X/X El Registro De Emisión De La Orden De Compra Por Adquisición De Equipo De Cómputo. de la siguiente manera: FASE: COMPROMISO CODIGO 830 1 DENOMINACION --------1-------- D 2500 0 Presupuesto De Gasto 8301.

2. Maquinarias Y Otros Sub Genérica Detalle : 2 Maquinaria Equipo Y Mobiliario Específica : 3 Equipos Informáticos y de Telecomunicaciones.0203 Equipos Computacionales y Periféricos.6. el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8401.1 Tipo de Transacción : 2 Gastos Presupuestarios Genérica : 6 Activos No Financieros Sub Genérica : 3 Vehículos. el registro contable será el siguiente: BASE: COMPROMISO CODIGO 830 1 DENOMINACION --------1-------- D 2500 0 Presupuesto De Gasto 8301. 02 2500 0 Recursos Directamente Recaudados 8301.02 Recursos Directamente Recaudados 01 840 1 2500 0 2500 0 Asignaciones Comprometidas 8401.11 Para Maquinaria Y Equipo 04 210 3 2500 0 2500 0 Cuentas Por Pagar 2103.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 1301. Específica Detalle : 1 Equipos Computacionales y Periféricos.3.02 Recursos Directamente Recaudados 01 CESPROFE XVIII H 2500 0 27 . enlaza a la cuenta contable correcta que es la 1503. En base a este clasificador.3. 01 2500 0 Bienes Y Servicios Por Pagar Para Registrar El Gasto Devengado Por La Adquisición Del Equipo De Computo El clasificador que se debe asignar por la adquisición de equipos de cómputo es el siguiente: 2.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición de Equipo De Computo ---------2--------910 1 2500 0 Contratos y Compromisos Aprobados 9101.020301 Equipo Computacionales y Periféricos 210 3 2500 0 2500 0 2500 0 Cuentas por Pagar 2103.02 Equipos Informáticos y de 03 Comunicaciones 1503. cuando se realiza el inventario físico de los bienes muebles de la institución. 02 Maquinaria. Mostramos como quedaría el inventario: CESPROFE XVIII H 28 . FASE: DEVENGADO CODIGO 150 3 DENOMINACION ---------3--------- D 2500 0 Vehículos Maquinaria y Otros 1503. 02 Activos no Financieros por Pagar 2500 0 Para Registrar el Gasto Devengado por la Adquisición del Equipo de Cómputos Por otra parte. se refleja en el formato de inventario los bienes existentes. los cuales son los equipos de cómputo adquiridos. Mobiliarios y Otros 1503. 08 2500 0 Órdenes de Compra Aprobados 910 2 2500 0 Contratos y Compromisos por Contra 9102. Equipo . 08 2500 0 Órdenes de Compra por Ejecutar X/X El Registro de Emisión de la Orden de Compra por Adquisición de Equipo de Cómputo.

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datos que tienen que estar consignados en el documento fuente. color. en el que se ingresa el inventario bien por bien. serie. además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado. conforme mostramos en las siguientes imágenes: Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI CESPROFE XVIII 31 .UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Estos bienes. modelo. entre otros. específicamente en la orden de compra.SIMI. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta. es decir marca. a su vez son registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional .

entre ellas la 1503 Vehículos Maquinarias y Otros. se debe realizar la conciliación entre el saldo de las cuentas de activo inmovilizado.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Registro de bienes muebles. en el SIMI Al cierre del ejercicio. con el inventario físico valorizado registrado en el SIMI. De la operación registrada tenemos el siguiente resultado: CESPROFE XVIII 32 .

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CONCILIACION ENTRE EL SALDO DE LIBROS Y EL INVENTARIO Cuenta 1503. De la Orden de Compra en relación al Clasificador Presupuestario De la revisión a la orden de compra Nº 112. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES. La orden de compra. S/. han sido entregados en la institución sin acompañar la propuesta económica que sustenta la adquisición.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según Libro Mayor al 31/12/…. 25.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según SIMI al 31/12/….000. 25. con este documento se genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. De los Bienes Muebles adquiridos en relación al Inventario Los bienes adquiridos con la orden de compra 112. es decir se ha utilizado el clasificador que corresponde a la adquisición de suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo. S/. por lo que estando equivocado el clasificador nos lleva a error en la cuenta contable. es un documento fuente que sustenta la operación económica de compra de equipos de cómputo. documento en el que se especifica detalladamente las CESPROFE XVIII 33 .00 DIFERENCIA S/.00 3. se determina que el clasificador presupuestario de gasto no está correctamente asignado.. El SIAF enlaza los clasificadores con las cuentas contables.000.00 Cuenta 1503.2 DESCRIPCIÓN.. 00.

además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado. en el que se ingresan los bienes uno por uno. pero no se valorizan ya que no se ha registrado como una compra de activo fijo y no se refleja en el saldo de la cuenta correspondiente. serie. situación que genera diferencia entre el inventario físico y los saldos de balance. como hemos analizado no están consignados en el documento fuente. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta. modelo. es decir marca. color. Lo que genera diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI. De la conciliación entre el Inventario Físico y los Saldos de Balance En el inventario se consideran los equipos de cómputo porque existen físicamente. por consiguiente aparecen como “sobrantes de inventario”. datos que. específicamente en la orden de compra. Al cierre del ejercicio. información que no se consigna ni en la orden de compra ni en la factura. se realiza el inventario físico de todos bienes de la institución. Los bienes ingresados se han entregado para su uso a las trabajadores que prestan su servicio en las ventanillas de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones. en el que se consideran los equipos de cómputo por estar en la institución físicamente. CESPROFE XVIII 34 . Este inventario físico se registra en el Software Inventario Mobiliario Institucional . entre otros.SIMI.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO características de los equipos de cómputo.

De igual modo. CESPROFE XVIII 35 .3 RESOLUCION DEL PROBLEMA Para evitar los problemas que hemos analizado. se debe proponer el ajuste contable para corregir el saldo de la cuenta 1503 Vehículos Maquinaria y Otros y de esta manera cumplir con la Normas de Control Interno 3. la oficina de logística quien elabora las órdenes de compra.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO 3. la oficina de logística debe emitir los documentos fuente con las características detalladas del bien adquirido para que se pueda tener un adecuado reconocimiento de los bienes al momento de hacer el inventario. Una vez explicadas las diferencias de la conciliación.5 “Verificaciones y Conciliaciones” por la que se debe realizar la verificación y conciliación de los registros contra las fuentes respectivas periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. deberá tener especial cuidado al momento de aplicar el respectivo clasificador presupuestario de gastos.

La documentación fuente incompleta influye en la determinación de sobrantes de inventario que. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el inventario físico valorizado de los bienes muebles e inmuebles adquiridos y su registro en el Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI. 2. 3. a su vez generan diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI. CESPROFE XVIII 36 .UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CONCLUSIONES 1. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el registro contable de las operaciones generadas por la adquisición de los bienes muebles e inmuebles.

La institución tome las medidas necesarias para el cumplimiento de la verificación y conciliación de los saldos de las cuentas de activo fijo del Balance General en forma periódica. La conciliación de saldos del balance con el inventario Físico valorizado de los bienes activos fijo se realice en forma semestral.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO RECOMENDACIONES 1. La institución deberá elaborar normas internas para que la oficina de logística de la di . responsable de elaborar la orden de compra utilice el clasificador presupuestario de gastos que corresponda y detalle las características del bien adquirido para que la oficina de control patrimonial quien registra y controla los bienes pueda reconocer y registrar adecuadamente los bienes en el Software Inventario Mobiliario Institucional . CESPROFE XVIII 37 .SIMI. 3. 2.

PÁGINAS WEB VISITADAS:  http://www.gob. Guía de Clasificadores Presupuestario 2012. Álvarez Juan Francisco.  Andrade Simón.php? option=com_content&view=article&id=1376&Itemid=101206  http://www.sbn.pe/index. Pacifico Editores.pdf CESPROFE XVIII 38 . Editorial Andrade.pe/  Saneamiento Contable en el sector publico Autor: Juan Mayor Gamero.mef. Diccionario de Contabilidad. Presupuesto Público Comentado 2012.UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  Portal de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales http://www.php? option=com_content&view=article&id=921&Itemid=67  http://www.mef.gob. Álvarez Juan Francisco.  Alvares Alejandro.mef.  Alvares Alejandro.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/2009/P CG_VERSION_ACTUALIZADA_RD002_2010.gob.pe/  Portal de Ministerio de Economía y Finanzas http://www.sbn.pe/index.gob.